Zarządzanie zadaniami to klucz do sukcesu, a szczególnie w rozwoju biznesu. W momencie gdy firma staje się znacznie większa i wymaga jak najszerszej koordynacji różnych aspektów jej funkcjonowania, narzędzie do zarządzania zadaniami może w tym pomóc. Dzięki niemu łatwo będzie delegować swoje obowiązki innym członkom zespołu.

Po co wprowadzać narzędzie do zarządzania zadaniami?

Przede wszystkim, aby zwiększyć produktywność całego zespołu. Zadania zapisane w formie dokumentu są nieporównywalnie cięższe do przewidzenia, a przecież ludzie mają prawo czasem się mylić. Narzędzie do zarządzania zadaniami jest ułatwieniem dla użytkownika i pomaga mu utrzymać ścisłe kontakty ze swoimi obowiązkami, aby uniknąć niespodzianek i odpowiednio przygotować się do każdej wyznaczonej pracy. To tak naprawdę nic nowego – od dawna wspomaganie procesów wewnątrzzakładowych (np. w finansach) ma miejsce dzięki systemom informatycznym. Przykładem może być system CRM (Customer Relationship Management), którego głównym celem jest precyzyjne zarządzanie relacjami z klientami poprzez posiadanie ich danych osobowych oraz historii interakcji między firmami.

Zastanów się jakie cele chcesz osiągnąć

W pierwszej kolejności należy zdefiniować problem zanim zaczniesz pracować nad rozwiązaniem. Dlaczego ustalenie celów przed rozpoczęciem jest takie ważne? Bo dzięki temu będziesz wiedzieć, dokąd idzie Twój proces i czy jest pole do usprawnienia produktywności. Nie przejmuj się jakie cele mają ustalone inni – być może wcale nie chcą ulepszyć procesu. Ustalenie celów i ich realizacja służy całej firmie, więc pomyśl o tym jako o pro-bono, aby naprawdę coś ulepszyć w procesach Twojej firmy.

Jakie są potrzeby użytkowników?

Zarządzanie zadaniami w zespole
Zarządzanie zadaniami w zespole

Nie zapominaj dla kogo wprowadzasz ten system, chcesz zwiększyć produktywność wszystkich członków zespołu. Potrzeby użytkowników i pracowników zależą od ich roli w organizacji, a także od specyfiki działalności firmy. Zarządzanie zadaniami może spełnić takie wymagania przy zarządzaniu projektami jak:

  • szybki dostęp do informacji
  • integracja z innymi aplikacjami (np. CRM)
  • archiwizacja danych
  • rozpisanie wszystkich zaplanowanych zadań
  • zarządzanie przepływem zadań oraz czasem wdrażania zmian

Jakie są 3 główne zasady dobrze dodanego zadania?

  • Zadanie powinno być przejrzyste, klarowny tytuł wskazujący co jest do zrobienia
  • Zadanie powinno być dobrze zdefiniowane, dokładny opis bez domysłów
  • Zadanie powinno być jasno określone w czasie, data wykonania

Odnośnie ustalania priorytetów zadań zapraszam na ciekawy artykuł od Jacka Kłosińskiego Jak ustalać priorytety?

Zarządzanie zadaniami a kontrola budżetu w projekcie

Zbuduj stronę internetową oraz zwiększ swoją produktywność w biznesie oraz rozwijaj biznes przy wykorzystaniu nowych technologii.
Budżet projektu podczas zarządzania zadaniami

Budżet na realizację projektu jest często źródłem największych konfliktów w firmie. Mechanizm powstawania budżetu jest prosty: zespoły (projektant, programista, testera) przedstawiają własne propozycje kosztorysowe i ustalają się co do kwestii wyboru oprogramowania. W praktyce często budżet narzucany jest odgórnie, przez koordynatora projektu lub sprzedawcy, właściciela firmy na etapie sprzedaży. Wtedy pojawia się pytanie o skuteczne narzędzie do zarządzania procesem budowania i kontroli budżetów projektu.

Dzięki systemowi do zarządzania zadaniami, członkowie zespołu mogą w przejrzysty sposób dodać estymacje do swoich zadań, a koordynator może zweryfikować planowany czas wykonania zadań i zestawić go z dostępnym budżetem. Pozwala to na późniejsze optymalizacje wycen już na samym etapie sprzedaży.

Nie czekaj z wprowadzeniem systemu do zarządzania zadaniami w Twojej firmie!

Projekt wdrożenia systemu do zarządzania zadaniami w firmie należy rozpocząć od opracowania czegoś konkretnego, co można zastosować i od razu wdrożyć podstawowe zasady pracy z nowym systemem.

  • Po pierwsze, należy zastanowić się nad swoimi potrzebami: co chcemy w firmie zmienić?
  • Po drugie, jakie narzędzie oferowane przez rynek byłoby dla nas najlepsze?

Odpowiedzi na te pytania są podstawowymi krokami przed rozpoczęciem implementacji nowego narzędzia.

Dobrym pomysłem będzie od razu, na samym początku, wprowadzenie zasady i sposobu działania Inbox zero, który jest opisany w osobnym artykule na blogu.

Najpopularniejsze aplikacji do zarządzania zadaniami

Poniżej znajdziesz kilka przykładów najpopularniejszych systemów do zarządzania zadaniami w firmach. Wybór konkretnego narzędzie zależeć będzie od funkcjonalności jakich potrzebujesz w Swojej firmie oraz jakie cele ma spełniać nowy system.

Wnioski

Wdrożenie systemu do zarządzania zadaniami w firmie to proces, który może trwać kilka miesięcy i wiązać się ze sporą ilością pracy. Należy o tym pamiętać, aby nie dać się wciągnąć w negatywne emocje i nie pozwolić sobie na zniechęcenie. Dobrze jest też ustalić konkretny czas na realizację wdrożenia systemu. Dobrze jest skorzystać z doświadczenia osób, który już pracują na tego typu systemach i wyciągnąć cenne rady podczas implementacji rozwiązań aby uniknąć podstawowych błędów. Lepiej nie czekać za długo na wdrożenie sytemu, który umożliwi zarządzanie zadaniami, im wcześniej tym lepiej. Najlepiej już dziś zwiększ produktywność swojego zespołu.

10 sprawdzonych strategii zwiększających produktywność zespołu