Spotkania firmowe są nieodzowną częścią dnia pracy, ale potrafią też pochłaniać ogromną ilość czasu. Kiedy jesteś przeciążony spotkaniami i nie możesz uwzględnić ich wszystkich w swoim harmonogramie, może być trudno wiedzieć, kiedy powiedzieć nie, a kiedy powiedzieć tak.

W tym artykule przyjrzymy się niektórym z największych wyzwań związanych z przepełnionymi kalendarzami, a także poradom, jak sobie z nimi radzić.

Lubisz spotkania firmowe?

Wiem, to wydaje się dziwne pytanie. Ale ważne jest, aby zastanowić się, czy naprawdę lubisz spotykać się z ludźmi, czy nie. Jeśli tak, to gratulacje! Prawdopodobnie nie potrzebujesz tutaj wiele pomocy. Ale jeśli nie…

Jest 50% szans, że nie lubisz spotkań firmowych. W ankiecie przeprowadzonej przez ludzi z Igloo software 47% respondentów uznało spotkania za ogólnie nieproduktywne. Ale samo pragnienie, by spotkania nie marnowały czasu, nie sprawi, że będą lepsze. Jak więc przerwać cykl bezproduktywnych spotkań?

Nieproduktywne spotkania

Niektóre spotkania są produktywne, ale wiele innych nie. Jeśli masz problem z podjęciem decyzji, czy spotkanie będzie warte Twojego czasu, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy istnieje plan? Czy jest agenda spotkania?
• Czy wynik spotkania będzie możliwy do wykonania?
• Czy istnieje wyraźny cel spotkania?

Jeśli odpowiedź na wszystkie trzy brzmi „tak”, to świetnie! Jeżeli jednak jedna z odpowiedzi jest negatywna, zastanów się czy powinniście odbywać to spotkanie albo przeczytaj poniżej co możesz z tym zrobić.

Co możesz z tym zrobić?

Po pierwsze, określ cel, jakiemu służy spotkanie. Czy jest ono częścią większego projektu? Jeśli tak, to jaki jest jego cel? Czy jest coś konkretnego, co musi się wydarzyć w wyniku tego spotkania? Jeśli uda Ci się ustalić, co dokładnie musi się wydarzyć podczas spotkania, aby zakończyło się ono sukcesem, możesz zacząć myśleć o tym, jak chcesz ustalić porządek obrad i inne pomocne elementy z wyprzedzeniem.

Następnie, podziel się tą agendą z wszystkimi uczestnikami z wyprzedzeniem, aby wiedzieli, jakie tematy będą poruszane i kiedy będą miały miejsce. Nie chcesz przecież, aby ktokolwiek pojawił się na spotkaniu nie wiedząc, co się dzieje! Jest to szczególnie ważne, jeśli w spotkanie zaangażowanych jest kilka osób, posiadanie ich wszystkich na pokładzie z agendą pomoże.

„Mam za dużo zaplanowanych spotkań i nie jestem w stanie nic zrobić produktywnego!”

Nie jest tajemnicą, że kiedy jesteśmy przeciążeni spotkaniami, nasza produktywność spada. Gdy przypomnienie o spotkaniu dzwoni co godzinę, trudno jest znaleźć czas na skupienie się na kolejnym projekcie. Chcesz poświęcić się konkretnej pracy, ale spotkania wydają się dominować w Twoim dniu?Według raportu ROI of Work Management firmy Asana, czas marnowany na spotkaniach jest główną przeszkodą dla produktywności. Oto kilka rzeczy, które można spróbować ograniczyć bezproduktywne spotkania i zaoszczędzić więcej czasu na efektywną pracę:

Wybierz odpowiednich uczestników spotkania i nakreśl ich role

Upewnij się, że każdy wie, co będzie robił przed rozpoczęciem spotkania, niezależnie od tego, czy chodzi o robienie notatek, czy pomoc w realizacji zadań. Dzięki temu wszyscy będą skoncentrowani na zadaniu. Staraj się rozdzielić zadania po wszystkich uczestnikach spotkania aby każdy był odpowiednio zaangażowany.

Wyznacz osobę do robienia notatek

Osoba robiąca notatki powinna być odpowiedzialna za śledzenie wszystkich elementów działań i organizowanie ich w taki sposób, aby miały sens dla wszystkich uczestników. Osoba ta powinna również upewnić się, że robi notatki w sposób, który pozwoli osobom, które opuściły spotkanie, łatwo zrozumieć, co się wydarzyło, nawet jeśli nie są w stanie zapamiętać wszystkiego słowo w słowo.

Przypisuj zadania do wykonania na bieżąco

Jeśli prowadzisz spotkanie, ważne jest, aby przypisywać punkty działania w trakcie jego trwania. Pamiętaj o podaniu terminów, osoby odpowiedzialnej i innych ważnych dat dla każdego punktu działania. Jeśli zadanie jest czymś, co ktoś inny mógłby zrobić lub zrobił już wcześniej, rozważ przydzielenie go tej osobie, zamiast brać wszystko na siebie. Pomoże to zapewnić, że Twój zespół będzie w stanie osiągnąć swoje cele w dłuższej perspektywie. Jeżeli nie masz żadnego systemu, gdzie mógłbyś przypisać zadania, zerknij do artykułu odnośnie zarządzania zadaniami w firmie.

Określ konkretny czas spotkania

Spotkania firmowe powinny mieć z góry założony czas pomoże to skupić się na celu, aby ustalić go odpowiednio szybko i nie dyskutować na poboczne tematy. Nie ustawiaj zbyt długich spotkań, nikt ich nie lubi, oraz pilnuj czasu podczas trwania spotkania. Żeby bardziej zwizualizować uczestnikom upływający czas, ustaw stoper w widocznym miejscu lub skorzystaj z jakiegoś gadżetu, np. Timeqube, który odpowiednimi kolorami zasygnalizuje, że zbliżacie się do końca spotkania.