Metoda 5 why to skuteczne narzędzie do rozwiązywania problemów, które prowadzi nas do źródła trudności poprzez zadawanie pytań i szukanie odpowiedzi. Koniec końców, ucząc się pytamy – nauczycieli, liderów, seniorów czy nawet po prostu Google’a. Z kolei uzyskane odpowiedzi pozwalają nam radzić sobie lepiej z napotkanymi w przyszłości problemami. 

Jaki jednak byłby rezultat, gdyby mierząc się z nowym problemem zadać to samo pytanie kilka razy z rzędu? 

Weźmy na przykład kłopoty z głośno działającym komputerem.  

  1. Dlaczego? – Wentylator chłodzący procesora brzęczy. 
  2. Dlaczego? – Jedna z łopatek wentylatora jest przekrzywiona.
  3. Dlaczego? – W trakcie działania uderzyła o osłonkę. 
  4. Dlaczego? – Łożysko wentylatora się zużyło doprowadzając do jego odchyłu.
  5. Dlaczego? – Wentylator się przegrzał.

Oczywiście, przedstawiony przeze mnie przykład jest aż nadto uproszczony, ale obrazuje dosyć dobrze główne założenia metody. Ukazuje też jej potencjalne bolączki, jak pewnie sam już zauważyłeś.

W tym artykule opowiem ci nieco więcej o metodzie 5 why, jej ograniczeniach, a także zastosowaniu w praktyce. Sprawdź sam, czy to narzędzie dla ciebie i twojego zespołu!

Dlaczego tyle dlaczego…? Skąd się wzięła metoda 5 why

Jeśli idea metody 5 why wydaje ci się znajoma, być może spotkałeś się już z nią pod inną nazwą. Czasami określa się ją inaczej „metodą 5 whys”, „5 razy dlaczego” albo „5Y”.

Metoda 5 why może być kojarzona w szczególności przez osoby, które miały styczność z koncepcją lean managementu. Powszechnie znany system zarządzania powstał bowiem na podstawie Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS). Przed jego wypracowaniem Japończycy korzystali bardzo szeroko właśnie z narzędzia 5 whys, stworzonego przez Sakichiego Toyodę, a opisanego dokładniej przez ojca TPS, Taiichi Ohno.

Artykuł o tej metodzie znajdziemy również na stronie Lean Enterprise Institute.

Niezależnie jednak od nazewnictwa i historii, celem metody 5 why jest zawsze dotarcie do podstawowej, źródłowej przyczyny danego problemu, czyli tzw. root cause. Jej znalezienie pozwoli rozwiązać nie tylko symptomy, ale też poważniejszy powód występowania tej konkretnej komplikacji.

Po nitce do kłębka, czyli podstawowe założenia metody 5 why

Mając na uwadze powyższy cel, zapomnij o szukaniu rozwiązań. Pytając pięć razy „dlaczego?” dążysz do ustalenia środków zaradczych. Jaka jest między nimi różnica? Co do zasady, środki zaradcze to działanie albo zestaw działań mających zapobiegać występowaniu tych samych (lub pokrewnych) problemów w przyszłości. 

Metoda 5 why główne założenia

Zanim jednak zaczniesz zadawać jakiekolwiek pytania, powinieneś zrobić dwie rzeczy:

  1. Zebrać możliwie jak najwięcej informacji o zaistniałym problemie – zwiększy to twoje szanse na zidentyfikowanie jego przyczyny źródłowej. 
  2. Zgromadzić zespół – metoda 5 why jest najbardziej skuteczna, kiedy w analizie uczestniczy więcej osób, na zasadzie burzy mózgów.

Ponadto dosyć istotnym aspektem analizy 5 whys jest to, że wcale nie musisz ograniczać się do zadania pięciu pytań. Twórcy metody przyjęli tę liczbę jako optymalny poziom szczegółowości pozwalający na wystarczająco szczegółowe zbadanie zagadnienia i określenie źródła problemu. Jeśli jednak przyjdzie ci zmierzyć się z trudniejszym problemem, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zgłębić go jeszcze bardziej, stawiając kolejne pytania. 

Co ważne, przeprowadzając analizę 5 why cały czas powinieneś mieć z tyłu głowy dwa pytania naprowadzające: 

  • Dlaczego problem w ogóle zaistniał?
  • Dlaczego nie wykryliśmy go w porę?

Mimo że również zaczynają się od tego samego zaimka pytającego, niekoniecznie wliczają się one w sumę pytań zadawanych na potrzeby analizy. Korzystaj z nich przede wszystkim jako podpowiedzi, które pomogą w formułowaniu właściwych pytań. 

No właśnie: w jaki więc sposób formułować odpowiednie na potrzeby analizy 5 why pytania?

Metoda 5 why – Przykłady i wzór pytań

Skuteczność metody 5 why jest ściśle uzależniona od jakości zadawanych w trakcie analizy pytań. To jedno z jej głównych ograniczeń, o tych jednak nieco więcej opowiem za chwilę. Koniec końców, nie pisałbym o tej metodzie, gdyby nie dało się jej z powodzeniem zastosować w praktyce – zaczynając od nauki zadawania skutecznych pytań.

Szablon analizy 5 why jest bardzo prosty:

  1. Jaki jest problem? – Każdą analizę 5 why powinno poprzedzać dokładne i przejrzyste sformułowanie problemu.
  2. Dlaczego problem zaistniał? – Pierwsze i zarazem najważniejsze pytanie, które stanowi punkt wyjścia do dalszej analizy. 
  3. Dlaczego wystąpiła przyczyna z odpowiedzi nr 1?
  4. Dlaczego wystąpiła przyczyna z odpowiedzi nr 2?
  5. Dlaczego wystąpiła przyczyna z odpowiedzi nr 3?
  6. Dlaczego wystąpiła przyczyna z odpowiedzi nr 4?

Szablony szablonami, ale najlepiej uczyć się na przykładach. Zerknijmy więc razem na parę przykładowych analiz zgodnych z metodologią 5 why. 

Przykład 1

Problem: aktualizacja oprogramowania nie została zaimplementowana na czas. 

  1. Dlaczego aktualizacja nie została zaimplementowana przed deadlinem? – Ponieważ deweloperzy dalej pracowali nad wszystkimi usprawnieniami.
  2. Dlaczego deweloperzy dalej pracowali nad aktualizacją? – Ponieważ jeden z nich nie znał wszystkich procedur testowych. 
  3. Dlaczego jeden z deweloperów nie znał procedur testowych? – Ponieważ jest nowy i nie został odpowiednio przeszkolony.
  4. Dlaczego nowy deweloper nie został odpowiednio przeszkolony? – Ponieważ w firmie brakuje ustrukturyzowanego procesu onboardingu.
  5. Dlaczego w firmie brakuje procesu onboardingowego? – Ponieważ prezes wychodzi z założenia, że to zbędne i pracownicy powinni uczyć się wszystkiego w praktyce, „na żywym organizmie”.

Jak widzisz, w tym przypadku metoda 5 why doprowadziła nas do dość nietypowego źródła problemu, bezpośrednio związanego z procesami funkcjonującymi w obrębie organizacji. 

Odpowiedź na pytanie nr 5 zawiera również sugestię co do kierunku działań, dzięki którym można by utworzyć środki zaradcze. Powołując się na przykład tej konkretnej sytuacji, należałoby zasygnalizować prezesowi konieczność wdrożenia skutecznego procesu onboardingowego. Pomogłoby to zapobiec występowaniu podobnych opóźnień w przyszłości.

Przykład 2

W tym momencie wróćmy może do przykładu, który podałem we wstępie. Jak już wspomniałem, nie jest on doskonały – poprawmy go więc!

Problem: komputer bardzo głośno pracuje.

  1. Dlaczego komputer w trakcie pracy wydaje głośne dźwięki? – Wentylator chłodzący procesora brzęczy. 
  2. Dlaczego wentylator brzęczy? – Jedna z jego łopatek jest przekrzywiona.
  3. Dlaczego łopatka wentylatora jest przekrzywiona? – W trakcie działania uderzyła o osłonkę. 
  4. Dlaczego łopatka uderzyła o osłonkę w trakcie pracy wentylatora? – Łożysko wentylatora się zużyło doprowadzając do jego odchyłu.
  5. Dlaczego łożysko wentylatora jest zużyte? – Wentylator się przegrzał.
  6. Dlaczego doszło do przegrzania się wentylatora? – Komputer pracował przez wiele godzin bez przerwy pod bardzo dużym obciążeniem kopiąc tokeny.

Jak widzisz, problem ten wymagał rozszerzenia analizy o jeszcze jedno pytanie. Dopiero odkrycie szóstej warstwy zagadnienia pozwoliło na dotarcie do sedna problemu. Jakie wnioski mogą nasunąć się w tej sytuacji? 

Komputer nie jest przystosowany do pracy pod ogromnym obciążeniem przez dłuższy okres. Jeśli użytkownik dalej chce go wykorzystywać do kopania kryptowalut, powinien rozważyć jego modernizację i zwiększenie wydajności chłodzenia. 

Nie bez wad: ograniczenia metody 5 why

Jakkolwiek przydatnym narzędziem by nie była, metoda 5 why nie jest uniwersalnym sposobem rozwiązywania problemów. Przyjrzyjmy się trzem głównym ograniczeniom analizy 5 Whys.

Zacznijmy może od tego, że nie za bardzo nadaje się ona dla osób pracujących indywidualnie. Nawet jeśli nauczysz się zadawać niesamowicie trafne pytania spełniające wszystkie wymagania metodologii, bez osób, które poddadzą w wątpliwość twoje przemyślenia, szybko możesz zacząć się zapętlać w swoich odpowiedziach. Zagrożenie to jest tym poważniejsze, im bardziej skomplikowanym problemem się zajmujesz. 

Tutaj też taki mały protip z mojej strony: jeśli przeprowadzając analizę 5 why dotrzesz do tej „ściany zapętlenia”, przestań zadawać dalsze pytania i rozważ odpowiedzi, które już uzyskałeś. 

Metoda 5 why niesie ze sobą ryzyko zaledwie powierzchownego poruszenia problemu i skupiania się na objawach, a nie przyczynie źródłowej. Częściowo związana z koniecznością zadawania właściwych pytań, wada ta wynika również z samej prostoty, jaką odznacza się metoda 5 why. Umówmy się: to nie jest wyrafinowane narzędzie.

Ostatnim problemem, mogącym powstrzymać cię od wdrożenia 5 Whys jest brak powtarzalności. Dwoje ludzi badających ten sam problem i dysponujących tymi samymi danymi może dojść do zupełnie odmiennych przyczyn źródłowych – taki już urok odmiennych umiejętności dedukcji, którymi odznacza się każdy z nas. Z ograniczeniem tym można sobie poradzić wyznaczając lub przyjmując rolę moderatora analizy. 

Metoda 5 why – Piękno tkwi w prostocie

Na przestrzeni lat pojawiało się wiele głosów krytyki wobec metody 5 why, ale nadal bardzo dużo osób z powodzeniem stosuje ją w obrębie swoich zespołów. 

Jest tak dlatego, że wspomniany przeze mnie wcześniej brak wyrafinowania to mimo wszystko również spora zaleta. W końcu nie zawsze trzeba polegać na skomplikowanej analizie, a wielokrotnie dzięki kilku pytaniom można dotrzeć do przyczyny źródłowej mniej złożonych problemów. Najważniejsze to przed zastosowaniem 5 Whys zapoznać się z jej ograniczeniami, zrozumieć założenia metody i zadawać dobre pytania. 

Chcesz poznać inne sposoby rozwiązywania problemów organizacyjnych? 

Zapisz się do mojego newslettera po cotygodniową dawkę najlepszych praktyk związanych z produktywnością!

Te artykuły mogą cię również zainteresować:

10 sprawdzonych strategii zwiększających produktywność zespołu