Inbox Zero w skrócie jest naszym stylem życia i stylem pracy, gdzie mamy dany element wirtualny albo fizyczny i to jest jedyne miejsce gdzie mogą wpadać rzeczy z danej kategorii. Jest to równocześnie miejsce, które będziemy chcieli regularnie czyścić, czyli zerować i wdrażać je do naszego systemu zarządzania zadaniami.

Wprowadź ten nawyk do swojej codziennej pracy i zapanuj nad swoim systemem produktywności. Inbox zero to nie tylko poczta, wdróż go również w innych aspektach.

Zero inbox to nawyk trzymania wszystkiego na swoim miejscu i schludnego segregowania. Dzięki temu możesz wykonywać swoje zadania łatwiej i szybciej, ponieważ Twoje miejsce pracy będzie przejrzyste i zorganizowane. Pod koniec każdego dnia, lub w odstępach czasu, koniecznie wyczyść wszystkie maile, zdjęcia, dokumenty i inne rzeczy związane z pracą ze swojej skrzynki odbiorczej.

Jak zacząć od koncepcji Inbox zero?

Na początek wybierz jedno miejsce gdzie przetestujesz tą technikę. Najlepiej sprawdzi się poczta elektroniczna gdzie w teorii wpada nam najwięcej różnych informacji, związanych z pracą, osobiste, reklamy czy niechciane wiadomości. Czyść to miejsce regularnie a zwiększysz swoją produktywność.

Koncepcja Inbox Zero ma na celu uwolnienie Cię od przeciążenia pocztą elektroniczną. Sposób, w jaki to działa, polega na regularnym utrzymywaniu skrzynki odbiorczej na poziomie zero wiadomości, przy czym każdą wiadomość możemy „ruszyć” tylko raz.

Inbox zero w mailu
Przetestuj koncepcję Inbox zero na mailu

Chodzi głównie o to aby wpływające rzeczy nie odciągały nas od bieżącej pracy. To my powinniśmy decydować kiedy i jak długo przeglądamy pocztę i czyścimy nasz Inbox, przeglądając wiadomości. Dodatkowo nie powinniśmy wracać do tej samej wiadomości więcej niż jeden raz, jak wiadomo często wkrada się prokrastynacja i odkładamy maile na później, które później zaśmiecają tylko skrzynkę.

To co możemy zrobić z raz otwartym mailem

  1. Zamiana w zadanie w Twoim systemie
  2. Archiwizujemy maila
  3. Usuwamy maila

Ciekawie temat opisuje zespół produktywni.pl w artykule Inbox zero – nawyk mistrzów efektywnej pracy.

Regularne odsubskrybowanie maili

Regularnie wypisujemy się z maili, które nie są dla nas istotne i mamy tylko kilka ważnych. Jeśli nie pamiętamy, kiedy zapisaliśmy się na listę lub jeśli nie czytamy danego maila po raz enty z rzędu, wypisujemy się. Dzięki temu mamy mniej przychodzących maili i łatwiejsze zarządzanie naszą skrzynką odbiorczą 0.

Popularne błędy początkujących

Twoim celem jest osiągnięcie pustej skrzynki odbiorczej, inaczej zwana Inbox Zero. Nie oznacza to, że każdego dnia powinieneś przetwarzać wszystkie swoje e-maile, aż znikną. Zamiast tego, wyznacz sobie czas kiedy będziesz czyścił swój Inbox. To może pomóc Ci skupić się na innych zadaniach i zrobić więcej w ciągu dnia.

Osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej może wydawać się trudnym zadaniem, ale jest łatwiejsze niż myślisz. Oto kilka najczęstszych błędów popełnianych przez ludzi, którzy chcą działać jak najbardziej produktywnie:

  1. Ogólny brak Inbox 0
  2. Prawie Inbox 0, zostawianie kilka wiadomości
  3. Oszukiwanie siebie, niedokładne robienie Inbox zero
  4. Otwieranie maili wiele razy, albo zamień go w akcję (zamiana na zadanie), albo archiwizuj, albo usuń

Wprowadź nawyk czyszczenia swoich inboxów do swojego systemu zarządzania zadaniami, żeby automatycznie przypominał o zachowaniu zerowego konta. Jeżeli jeszcze nie masz systemu do zarządzania zadaniami, zapoznaj się z artykułem odnośnie zarządzania zadaniami w firmie i przykładamy programów.

10 sprawdzonych strategii zwiększających produktywność zespołu