Planowanie, praca z zadaniami i lista zadań może wydawać się prostą rzeczą. Jednak w rzeczywistości, często sami popełniamy proste błędy, które zmniejszają naszą produktywność, sprawiają, że czujemy się przytłoczeni ilością pracy a finalnie mamy wrażenie, że nic nie zrobiliśmy. Brzmi znajomo?

Istnieją różne typy zadań, przykładowo w przypadku lidera technicznego, są zadania techniczne i nietechniczne, jak je pogodzić?

Inny tryb pracy dla różnych typów zadań

Zadania liderskie wymagają zazwyczaj szybkiej reakcji i szybkiego przełączania między nimi i często trzeba komunikować sie z innymi osobami.

Zadania eksperckie wymagają głębokiego skupienia i wejścia w dany temat, zazwyczaj potrzebujemy chwilę czasu aby osiągnąć ten stan. Dużo częściej wymagana jest praca w trybie pracy głębokiej, tzw. deep work.

Jak połączyć różne typy zadań w ciągu dnia? Wypróbuj poniższe techniki

  • Bloki czasowe lub harmonogram dnia, ustal czas w ciągu dnia, który przeznaczasz osobno na konretne typy zadań
  • Technika Pomodoro, która polega na wprowadzeniu krótkich przerw pomiędzy blokami pracy, np. blok 30 min, 25 min pracy i 5 min odpoczynku. Czas można dopasować pod siebie, może to był blok godzinny, gdzie 55 min będziemy pracowali w skupieniu a 5 min przerwy. Co 3 przerwę możemy np. wydłużyć do 10-15 minut.
  • Mapa myśli, jeżeli naprawdę musisz przerwać dane zadanie, dobrym pomysłem może być spisanie wszystkiego co masz aktualnie w głowie. Można zapisać swoje kolejne kroki, które chciałeś wykonać. Do zrobienia mapy myśli może przydać Ci się narzędzie Miro lub Whimsicial.

Zmiany priorytetów na liście zadań w ciągu dnia

Ilość różnych zadań w organizacji często wymaga jakiegoś systemu do zarządzania zadaniami. Być może już z czegoś podobnego korzystasz. Jeżeli nie, to zapraszam do artykułu Zarządzanie zadaniami w firmie i produktywność w zespole. 6 podstawowych kroków.

Lista zadań pod kontrolą
Twoja lista zadań powinna wspierać Cię w pracy a nie wywoływać ból głowy

Podstawowe wskazówki odnośnie pracy z zadaniami:

  • Zapisuj każde zadanie, nic bardziej nie obciąża mózgu niż zadania, które starasz się zapamiętywać
  • Prawdopodobnie będziesz miał też kilka różnych źródeł zadań, jak poczta elektroniczna, komunikator, system z zadaniami, rozmowy ze współpracownikami, spotkania. Powinieneś doprowadzić do tego, aby wszystkie zadania lądowały ostatecznie w jednym miejscu, skonstruuj swój własny inbox i przetestuj technikę Inbox Zero, opisaną w innym artykule
  • Zebrane zadania przeglądaj przynajmniej raz dziennie i dokonuj ich wstępnej selekcji. Kolejność ułożenia zadań niech odzwierciedla ich priorytet, zaczynamy od tych najważniejszych na samej górze
  • Planuj zadania na następny dzień poprzedniego dnia. Nie trać energii i czasu rano na planowanie zadań do zrobienia, lepiej skupić się od razu na czymś produktywnym. Pamiętaj, że poranek to zazwyczaj najbardziej produktywny okres, masz wtedy najwięcej naturalnej energii
  • Jeżeli widzisz i potrafisz wyodrębnić podobne typy zadań do zrobienia, spróbuj je pogrupować i wykonywać wspólnie. Gdy mózg skupia się na podobnych czynnościach, łatwiej Ci się skoncentrować i wykonywać kolejne zadania
  • Zasada 2 minut, jeżeli możesz coś zrobić w ciągu 2 minut, zrób to od razu
  • Zadania opisuj w zrozumiały sposób, opisz czynność jaka jest do wykonania, np.:
    • Zaplanować zadania na kolejny dzień
    • Wyczyścić pocztę elektroniczną – Inbox Zero

Zbyt duża lista zadań na dany dzień

Zawsze masz wrażanie, że brakuje Ci czasu? Że lista zadań pęka w szwach a doba ma tylko 24 godziny? Oto kilka powodów, które mogą być przyczyną takiego postrzegania swojej pracy:

  • Nie organizujesz dobrze swojego czasu,
  • nie przeznaczasz czasu na pracę głęboką,
  • często przełączasz się pomiędzy zadaniami,
  • bierzesz zbyt wiele zadań do zrobienia na dany dzień,
  • masz za dużo zadań do wykonania, może pomyśl o delegowaniu?

Masz wrażenie, że nic nie zrobiłeś? Przeanalizuj swoją listę zadań

Kiedy nie masz pomysłów co usprawnić, ilość zadań Cię przytłacza, cały czas masz wrażenie, że ciągle pracujesz a zadań nie ubywa a wręcz przeciwnie, jest ich coraz więcej? Zrób mały eksperyment:

  • Zapisuj gdzieś osobno przez tydzień, arkusz, kartka papieru, dokładnie zadania jakie wykonywałeś i ile czasu Ci one zajęły,
  • po tygodniu pracy przeanalizuj typy zadań oraz potrzebny czas na ich wykonanie,
  • zaczniesz dostrzegać wzorce oraz wyodrębniać podobne typy zadań.

Przykładem może być informacja, że co godzinę wracasz do poczty elektronicznej i spędzasz w niej 15 min przeglądając maile. Może dobrym sposobem będzie przeznaczyć 30 min rano i 30 min po południu na sprawdzenie poczty?

Zastanów się czy na pewno wiadomości, które tam wpadają potrzebują od Ciebie od razu natychmiastowej reakcji?

Eksperymentuj i znajdź swoje idealne środowisko

Przetestuj różne sposoby przechowywania i planowania zadań. Próbuj robić eskperymenty, zajrzyj do poczty co 2 dzień i sprawdź, czy to nie jest dla Ciebie wystarczające. Bum, właśnie zyskałeś dodatkowe godziny bo nie musisz codziennie zaglądać do poczty.

Lista zadań jako tablica Kanban

Przetestuj rozpisanie zadań na tablicy Kanban, możesz wykorzystać do tego Trello. Możesz skorzystać z takich kolumn:

  • Backlog – wrzucaj wszystko co wpada w ciągu dnia, zrzucaj wszystkie pomysły z głowy
  • Todo – rzeczy do zrobienia, możesz przerzucać do tego pola tylko zadania do zrobienia w dany dzień, które poprzedniego dnia wieczorem zaplanowałeś, przenosząc je z backlogu
  • In progress – przerzuć sobie zadania do tej kolumny jeżeli zacząłeś z nimi działać, zapisuj postępy i notatki w komentarzach do zadania
  • Done – zadania zrobione lądują na samym końcu. Zawsze jak będziesz potrzebował wrócić do jakiejś informacji z dawnych zadań, wiesz gdzie ich szukać

Przejrzyj swój styl pracy, przeanalizuj swoje zadania, sprawdź ile czasu poświęcasz na dane czynności. Ta wiedza będzie bezcenna przy planowaniu kolejnych kroków w swoim życiu czy biznesie. Lepiej realnie zaplanować sobie 3-4h pracy, którą wiesz, że wykonasz, tym samym wiesz, kiedy możesz planować kolejne kroki i spodziewać się finalnych rezultatów. Niż zaplanować pełne 8h zadań i wykonać tylko kilka z nich generując tym samym coraz większy worek z zaległymi zadaniami, które hamują Twoją produktywność. Praca z zadaniami wymaga ciągłego udoskonalenia siebie i swojego stylu pracy.

10 sprawdzonych strategii zwiększających produktywność zespołu